Allegro-OEB V1.2.xx - jährliche Datenpflege

Löschen nicht mehr benötigter Daten in der Katalog-Datenbank

Während der Arbeit mit der Katalogisierung und der Ausleihe entstehen Datensätze, die nach einigen Jahren nicht mehr benötigt werden.

Deshalb ist es sinnvoll, einmal jährlich nicht mehr benötigte Datensätze zu entsorgen.

1. Daten ausgesonderter Exemplare und zugehöriger Titelsätze, zu denen es keine weiteren, noch vorhandenen Exemplare gibt

Voraussetzungen für die Löschung
  • Exemplar ausgesondert
  • Statistiken erstellt und archiviert
  • Aussonderungsliste erstellt (wenn benötigt)
Durchführung der Löschung
  • in der Katalogisierung zu löschende Exemplare über Register 10 ABG//JJJJ (Trunkierung auf 9 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
    Beispiel: 2016 können Sie alle Sätze bis 2015 löschen, wenn Sie für 2015 die Aussonderungsstatistik erledigt haben
  • Menü Ergebnismenge - Löschen (Strg+Entf)
  • Die Frage "Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden?" mit Ja beantworten
  • nach Abschluss des Löschvorganges die Katalogisierung verlassen und im Katalogisierungsmenü bzw. Brandenburger Menü Löschungen wählen und Löschungslauf starten


Bei der Löschung der Titeldaten werden Titel der Onleihe nicht gelöscht, obwohl es zu diesen keine Exemplare gibt. Makulierte Onleihe-Medien lassen sich durch eine spezielle Programmfunktion löschen (Brandenburger Menü, Importcenter, DiViBib-Sätze makulieren).

2. bezahlte (getilgte) Gebühren

Voraussetzungen für die Löschung
  • Gebührentilgung liegt länger als 6 Jahre zurück
Durchfühung der Löschung in der Katalogisierung
 
  • zu löschende getilgte Gebühren über Register 11 TGD (Trunkierung auf 7 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
    (Für Installationen mit Zweigstellenverwaltung finden Sie die Liste mit den Registereinträgen hier)
  • Beispiel: Im Jahr 2017 können Sie alle Daten vor 2011 löschen: Sie suchen also im Register 11 TGD2020
  • Menü Egerbnismenge - Löschen (Strg+Entf)
  • Die Frage Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden? mit Ja beantworten

3. lange abgemeldete Leser

Voraussetzungen für die Löschung
  • Das Leserkonto ist leer (Keine entl. Medien, keine offenen Gebühren)
  • die letzte bezahlte Gebühr liegt länger als 6 Jahre zurück (Kontrolle über Register 11 TGB(lesernummer)
Durchfühung der Löschung in der Katalogisierung
 
  • Leserstammdaten einzeln über Register 10 AUSWEIS/GUELTIG//JJJJ heraussuchen
  • im Register 11TGB nachsehen, ob Gebührensätze ausreichend veraltet sind
  • In der Ausleihtheke nachsehen, ob evtl. sonstige Belastungen vorhanden sind
  • wenn alles o.k., kann der Leserstammsatz gelöscht werden


Empfehlung: keine Leserstammsätze löschen.


Registereinträges für Installationen mit Zweigstellenverwaltung:
 

Eintrag Register Format
getilgte Gebühren nach Datum 11 TG/(Zwst-Kürzel)/DJJJJMMTT/....
getilgte Gebühren nach Tilgungsdatum 11 TG/(Zwst-Kürzel)/EJJJJMMTT./...
getilgte Gebühren nach Gebührenart-Code 11 TG/(Zwst-Kürzel)/T(code)/....

Die Position für die Trunkierung zur Zusammenfassung der Einträge eines Jahres können Sie durch Auszählen oder einfach durch Probieren ermitteln.
Artikel zuletzt bearbeitet am: 22.01.2024 12:22