Allegro-OEB V1.xx mit Brandenburger Menü - Inventurverfahren - Bedienung

Verfahren zur Durchführung einer Medien-Inventur

Das Inventurverfahren dient dazu, in allen Lokaldaten (Exemplar-Datensätze) der bei der Inventur vorgefundenen Medien einen Vermerk über die durchgeführte Inventur  zu ergänzen.

Hier im Überblick die Schritte zur  Durchführung einer Medien-Inventur unter Nutzung der Funktionen des Brandenburger Menüs
 

1. Anlage einer Textdatei, in die alle Barcodes der während der Inventur vorgefundenen Medien gescannt werden
2. Import dieser Textdatei zur Umwandlung in eine durch Allegro verarbeitbare Allegro-Grunddatei
3. Durchsuchen der Datenbank nach Medien mit den in der Allegro-Grunddatei abgelegten Barcodes und Export der gefundenen Exemplardaten. Dabei wird gleichzeitig ein Inventurvermerk hinzugefügt
4. Import der um den Inventurvermerk ergänzten Exemplardaten.

Beispielhaft wird im folgenden Text davon ausgegangen, dass als Inventurkennzeichen Inventur 2022-12-31 vergeben wird

1. Erfassung der vorhandenen Medien-Exemplare (Anlage und Befüllen der Textdatei mit den Barcodes)

1.1. Erfassung mit PC oder Notebook unter Windows

Am einfachsten gelingt das so:

• Mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Bildschirms (Desktop) klicken
• Im erscheinenden Menü Neu wählen
• Textdokument auswählen
• Einen Namen eintragen, z.B. inventur_2022-12-31.txt (statt Neues Dokument.txt)

Wer sich auskennt, kann das Textdokument (ab jetzt Barcodeliste genannt) jedoch auch anders anlegen, wichtig dabei ist aber:

• Als Programm muss Notepd (Editor) oder ein anderer Texteditor gewählt werden, der die Zeichen im Code ISO-8859-1 (Windows-Zeichensatz oder auch ansi) verarbeitet

In das anfangs leere Dokument können Sie jetzt alle Barcodes der vorhandenen Medien einscannen - auf jede Zeile ein Barcode.

Abschließend sollte die Barcodeliste im EXIM-Verzeichnis des aktuellen Arbeitsplatzes gespeichert werden (Speichern unter), z.B. C:\allegro\01\exim\inventur_2022-12-31.txt.

1.2. Erfassung mit einem Android-Smartphone

Mit Hilfe geeigneter Apps lassen sich die Barcodes direkt am Regal auch mit einem Android-Smartphone erfassen  Die iPhone-Fans mögen mir verzeihen - ich hatte noch nicht die Gelegenheit,  das Verfahren auch mit einem Apple-Smartphone zu testen. Es sollte jedoch mit geeigneten Apps auch in der Apple-Welt analog umsetzbar sein.
Geeignete Apps:

• Barcode2Win (noch nicht getestet, Erfahrungsberichte erwünscht! -> Kontaktformular)
• Scanner Keybord von TEC-IT

Getestet wurde eine Barcodeerfassung unter Zuhilfenahme folgender Apps:

• Jota Text Editor von Aquamarine Networks
• Scanner Keyboard von TEC-IT

Folgende Einstellungen sind dabei wichtig:

Jota Text Editor

• Datei - Zeichenkodierung: Windows-1251
• Zeilenumbruch: CRLF (Windows)

Scanner Keyboard

• Tastatureinstellungen - Scanner Keyboard Einstellungen
  • Batch-Modus: eingeschaltet
  • Scanner: Traditional Barcode Scanner
  • Tastaturverhalten
    • neue Regel für Jota Text Editor anlegen:
      • Präfix- und Suffix-Einstellungen: Einen Zeilenwechsel nach der Zeichenkette $(INPUT) einfügen
      • Autoscan aktivieren

Sind die beschriebenen Einstellungen vorgenommen, starten Sie den Jota Texteditor. und wählen als Tastatur 

aus. 
Tippen Sie in das noch leere Textfeld, damit die Tastatur angezeigt wird und dann auf das Barcode-Symbol auf der Tastatur.
Nun können Sie der Reihe nach die Barcodes scannen, die dabei zeilenweise in der Textdatei abgelegt werden.

Nach Ende der Erfassung speichern Sie die Datei unter einem geeigneten Namen, z.B. unter Documents/inventur_2022-12-31.txt.

Diese Datei läßt sich dann entweder über USB-Kabel auf den PC übertragen oder per Mail als Dateianhang an das eigene Postfach in der Bibliothek versenden.

1.3. Entliehene Medien

Medien, die zur Zeit der Inventur entliehen sind, lassen sich ebenfalls mit einem Inventurkennzeichen versehen.
Dazu starten Sie das Exportcenter,
- wählen die Exportsteuerung Inventur 2 (entl. Medien)
- tragen die Inventurkennung ein
- und starten den Export#
Danach verfahren Sie wie unter 2.3 beschrieben weiter.

2. Import der Inventur-Informationen

Der Import der wie in 1. beschriebenen Textdatei erfolgt in drei Schritten:

2.1. Umwandlung in eine durch Allegro verarbeitbare Allegro-Grunddatei

• Im Importcenter die Importdefinition Inventur-Barcode-Liste wählen
• mit [Durchsuchen] die Barcodeliste (z.B. inventur_2022-12-31.txt )  auswählen
• im Bereich Import Auswahl nur Testimport wählen
• [ Import starten ] klicken, es entsteht im Platzverzeichnis des Nutzers die Datei import.olg

2.2. Ermitteln der zu den Barcodes gehörenden Exemplardatensätze

Hinweis: Dieser und der nächste Schritt sollte nur ausgeführt werden, wenn an keinem weiteren Arbeitsplatz im Allegro gearbeitet wird.

• Im Exportcenter die Exportdefinition Inventurerfassung wählen
• im Bereich Suche, 1. Feld nach den in die Exemplare einzutragenden Inventurvermerk angeben, z.B. Inventur 2022-12-31
• im Feld alles in eine Datei den Pfad zu der 2.1. erzeugten import.olg angeben;
  Die Vorgabe ersetzen durch den für die vorliegende Installation gültigen Pfad - z.B- C:\allegro\(ihre Platznummer oder -kennung)\import.olg
• auf [   Liste   ] klicken - damit wird eine Datei Inv-exemplare.olg im EXIM-Verzeichnis angelegt.

2.3. Import der Exemplarsätze mit den ergänzten Inventurkennzeichen

• im Importcenter jetzt die Importdefinition Inventur 3 (Import) wählen
• über [ Durchsuchen ] die Datei Inv-exmplare.olg im EXIM-Verzeichnis auswählen (also z.B. X:\allegro\(platznummer)\exim\Inv-exemplare.olg)
• [  Import starten  ] klicken - die geänderten Exemplarsätze werden wieder eingelesen.

3. Auswertung

Die Inventur-Informationen können Sie über das Register 11 Inventur recherchieren. Dort sollten dann Einträge in der Form  Inventur 2022-12-31 zu finden sein.

Zur Ermittlung der im Katalog nachgewiesenen, aber noch nicht von der Inventur erfassten Exemplare im kann man folgende Recherche nutzen:

1. Aktuelle Ergebnismenge löschen: Strg+0 
2. Ermittlung aller Exemplare, die von der Inventur noch nicht erfasst wurden:  Reg 11, Inventur (ohne) suchen, in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
3. Entfernung ausgesonderter Exemplare: Reg 10, ABG suchen,  Ergebnismenge Differenz bilden (Stg+3)

Die jetzt vorhandene Ergebnismenge kann man  anzeigen und dann  z.B. als Exemplarliste ausgeben lassen (Menü Datenbank - Export - Exemplarliste)