Medienaustausch

Medienaustausch mit Kreisergänzungsbibliotheken und Medienzentren

V1.0 Stand: 06.05.2001 (bis BB-Menü V3)

Inhalt

1. Einsatzgebiet und Zweck des Moduls 2. Voraussetzungen für den Einsatz 3. Beschreibung des Datenaustauschverfahrens 4. Installation 4.1. Vorbereitung 4.2. Installation für das Brandenburger Menü 4.3. Installation für das Lüneburger Menü 5. Bedienung 5.1. Vorbereitung der Medien zur Übergabe an die Zweigstelle in der KEB und Export der begleitenden Daten 5.2. Import der Begleitdaten in der Zielbibliothek 5.3. Rückgabe der Medien an die KEB in der Zielbibliothek 5.4. Rücknahme der Medien in der KEB 6. Technische Referenz 6.1. Liste der zum Modul gehörenden Dateien Anhänge A: Parameterdateien

1. Einsatzgebiet und Zweck des Moduls Zwischen den Kreisergänzungsbibliotheken und den Zweigstellen und örtlichen Bibliotheken werden in regelmäßigen Abständen Medien ausgetauscht. Um die Medien in beiden Einrichtungen per EDV bearbeiten zu können, ist es notwendig, die statischen Mediendaten als auch die Bewegungsdaten (Ausleihstatus, Ausleihfrequenz u.ä.) entsprechend des aktuellen Aufenthaltsortes der Medien aktuell zu halten. Dieses Modul für allegro-C/ÖB dient der Bereitstellung und dem Austausch der dazu benötigten Informationen zwischen der KEB und den Bibliotheken, die mit dieser am Medienaustausch teilnehmen.

2. Voraussetzungen für den Einsatz Um das Modul einsetzen zu können, sind von beiden beteiligten Bibliotheken folgende Voraussetzungen zu erfüllen: Nutzung des Biblliotheksprogramms allegro-C in der Version für öffentliche Bibliotheken Einsatz des Ausleihmodules „aLF“ Einsatz der Parametrierungsversion der BZ Lüneburg oder der Brandenburger Version ab 3.01.02

3. Beschreibung des Datenaustauschverfahrens

Zur Bedeutung der verwendeten Begriffe:

KEB	Kreisergänzungsbibliotheken
Zielbibliothek	Bibliothek, die Medien von den KEB nutzt
ID	Identifikationsnummer des Datensatzes; gemeint ist der Inhalt der #000 bei Titelsätzen, #9DF, verbunden mit #9DG, Teilfeld a bei Exemplarsätzen
Kennung	Synonym für ID
Standardparametrierung	bezieht sich auf Lüneburger oder Brandenburger Version; für dieses Modul ist insbesondere die o.cfg sind die kat.opi von Bedeutung

Festlegungen zum Verfahren:

1. In der KEB entspricht die Übergabe der Medien an eine Zielbibliothek bis auf einige Erweiterungen einer normalen Ausleihe.
2. Zu den auszutauschenden Medien werden Titel- und Exemplardaten übergeben, da nicht gesichert ist, dass die Zielbibliothek Titelsätze mit der gleichen ID verwendet.
3. Die Titeldaten werden unverändert übergeben
4. In der Zielbibliothek wird der Titeldatendatensatz nicht importiert, wenn es in ihrem Datenbestand schon einen Satz mit der gleichen ID gibt.
5. Das Auswahlkriterium für den Export der Exemplarsätze ist der Status „entliehen“, verbunden mit dem Code der Zielbibliothek als Entleiher und dem Ausleihdatum.
6. Der Export erfolgt in 2 Durchläufen: 1. Export der Titelsätze zu den selektierten Exemplaren, 2. Export der Exemplarsätze mit Anpassung der Ausleihparameter.
7. In den exportierten Exemplardaten wird der Entleihstatus auf 0 (entleihbar) gesetzt, so dass die Exemplare nach dem Import in der Zielbibliothek sofort zur Ausleihe zur Verfügung stehen. Der aktuelle Standort (Feld mit Lüneburger Originalbezeichnung „Sonderstandort) wird mit dem Namen der Zielbibliothek gefüllt und die Ausleihbarkeit auf "normal" gesetzt. Der originale Inhalt wird in der Kategorie #9DK gesichert.
8. Im gleichen Zug kann bei Bedarf eine Liste der übergebenen Medien gedruckt werden (zusätzlich zu normaler aLF-Funktion)
9. Beide Satzarten werden in eine separate Datei geschrieben, so dass sie getrennt eingelesen werden können.

10. Beim Import der Exemplardaten in der Zielbibliothek wird ein evtl. schon vorhandener Satz gleicher Kennung (ID:BARCODE) immer überschrieben.

11. Zur Rückgabe der Medien an die KEB werden diese über den Barcode selektiert (einer Ergebnismenge hinzugefügt); diese wird lokal in eine Rückgabedatei exportiert, um folgende Funktionen auszuführen: 1. Änderung der Ausleihbarkeit auf „nicht entleihbar“, 2. Änderung des Standortes (Sonderstandortes) zurück in den in der KEB gültigen.
12. Exemplardaten von Medien, die entweder noch verliehen sind oder nicht als Austauschmedien übernommen wurden, werden nicht verändert - auch wenn sie explizit ausgewählt wurden.
13. Aus der Rückgabedatei wird eine Liste der zurückgegebenen Medien erzeugt (zur Kontrolle und als Nachweis)
14. Die Datensätze der Rückgabedatei werden reimportiert und überschreiben dabei die ursprünglichen Sätze. Ausleihinformationen (z.B. für die Statistik) bleiben erhalten.

4. Installation

4.1. Vorbereitung

Prüfen Sie, ob Sie die Brandenburger Menüversion 3.01.02 oder höher installiert haben. Sollte das nicht der Fall sein, holen Sie die Installation nach.

 

4.2. Installation für das Brandenburger Menü

Wählen Sie den Menüpunkt "Verwaltung/Update" und legen Sie die Diskette mit dem Modul KEB-Datenaustausch ein. Nach der Installation finden Sie im aLF-Menü den neuen Menüpunkt "Medienaustausch"

 

4.3. Installation für das Lüneburger Menü

Zur Installation im Lüneburger Menü ist etwas Handarbeit nötig: Auf der Installationsdiskette befindet sich ein Unterverzeichnis "BZL". In diesem finden Sie folgende Dateien:

Datei	Bedeutung	Zielverzeichnis
AKUNDE.BAT	Datei zum Setzen erforderlicher Umgebungsvariablen. Passen Sie diese an Ihre Erfordernisse an.	allegro\menu
FF.DAT	Hilfsdatei für Listenende	allegro
ERRORMSG.BAT	Hilfsdatei zur Ausgabe von Fehlermeldungen	allegro
KEB_MOD.EXE	enthält Dateien des Untermenüs "KEB"	allegro\keb

Diese Dateien kopieren Sie in die erforderlichen Verzeichnisse. Im Eingangsmenü tragen Sie vor Beginn der ersten Untermenüzeile (Beginnt auf Position 1 mit %) ein:

#include_if_exist ..\keb\keb_ma.mnu Dadurch wird das Untermenü "Medienaustausch" eingebunden. Legen Sie unter den Verzeichnis "allegro" ein Unterverzeichnis "keb" an, kopieren die Datei KEB_MOD.EXE in dieses und starten sie aus diesem Verzeichnis. Die einzelnen Dateien werden dann ausgepackt.

 

5. Bedienung

5.1. Menüaufbau

Zum aLF-Menü wird ein Menüpunkt „Medienaustausch“ hinzugefügt, der drei Unterpunkte besitzt:

Menüpunkt	Bedeutung
Export Austauschmedien	Für KEB; kan von jeder anderen Bibliothek auch für die Übergabe von Mediendaten an eine Zweigstelle genutzt werden
Import Austauschmedien	Für Zielbibliothek
Rückgabe Austauschmedien	Wird in Zielbibliothek zur Ausbuchung der Medien vor Rückgabe an die KEB benutzt

5.2. Vorbereitung der Medien zur Übergabe an die Zweigstelle in der KEB und Export der begleitenden Daten

Die Medien werden normal an die Zielbibliothek enliehen (Menüpunkt Ausleihe)

Nachdem der Ausleihvorgang abgeschlossen wurde, rufen Sie den Menüpunkt „Medienaustausch“
Im zweiten Schritt wählen Sie den Menüpunkt „Export Austauschmedien“
Geben Sie den Nutzercode der Bibliothek ein, an die die Medien übergeben werden sollen.
Normalerweise tragen Sie das Tagesdatum ein, falls Sie die Diskette jedoch an einem Tag nach der Ausleihverbuchung erstellen wollen, geben Sie das Datum des Tages ein, an dem die Verbuchung erfolgte.
Nach Auswahl des Diskettenlaufwerkes (a: oder b:) legen Sie eine Diskette ein und starten den Datenexport mit <Enter>.
Damit keine überflüssigen Daten auf die Diskette geschrieben werden, wird das EXIM-Verzeichnis vor Beginn des Exportes gesäubert.
Der Export läuft dann automatisch ab. Nach dessen Ende sehen Sie zur Kontrolle die Medienliste. Die Anzeige der Liste können Sie mit <ESC> verlassen.
Wenn alles o.k. war, drücken Sie <j> für Ja!
Um sicherzugehen, daß die Zielbibliothek die Daten auch sicher lesen kann, wird die Übergabediskette neu formatiert.
So siehts aus, wenn das geklappt hat ...  Dann sagen Sie <n> für Nein - keine weitere Diskette formatieren.
Die Daten sind richtig auf der Diskette gelandet ... Ist der Export erfolgreich abgelaufen, wird zur Kontrolle der Inhalt des EXIM-Verzeichnisses angezeigt, in dem sich dann 2 Dateien befinden sollten: KEB_100.OLG und KEB_230.OLG. diese werden dann komprimiert als "algrodat.arj" auf der Diskette abgelegt. Die beschriebene Diskette übergeben Sie dann an die Zielbibliothek zusammen mit den Medien.

 

5.3. Import der Begleitdaten in der Zielbibliothek Zum Einlesen der mit den Austauschmedien von der KEB gelieferten Diskette starten Sie einfach den Menüpunkt „Import Austauschmedien“ im Menü des aLF - Moduls. Es werden vom Programm automatisch zwei Importläufe gestartet - für Titel- und Exemplardaten. Danach stehen die Medien zur Ausleihe zur Verfügung.   Die Exemplardatensätze enthalten als Ausleihstatus die Eigenschaft „normal“. Sollten Sie abweichende Bedingungen festlegen wollen, können Sie das nach dem Import über die Nachbearbeitung des Exemplardatensatzes.

5.4. Rückgabe der Medien an die KEB in der Zielbibliothek Zur Rückgabe der Medien an die KEB gehen Sie wie folgt vor: Start des Menüpunktes „Rückgabe Austauschmedien“ Es startet dann das Katalogprogramm mit der Anzeige des Registers 10. Löschen Sie die Ergebnismenge bei Bedarf (wenn Sie zum Beispiel eine vorige Erfassung verwerfen wollen) mit der Taste <BACKSPACE> (Über der Enter-Taste) Für jedes zurückzugenbendes Medium geben Sie <Shift+E> ein und scannen dann den Barcode. Das Programm springt daraufhin mit der Markierung (kleiner Pfeil) zum passenden Eintrag im Register. Mit dem Betätigen der Taste </> wird der Satz in die Ergebnismenge übernommen. Nachdem Sie alle Medien auf die beschriebene Art ausgewählt haben, betätigen Sie <ENTER>, um zum Anzeigebildschirm umzuschalten.  Exportieren Sie die Ergebnismenge mit <F4>. Nachdem der Export beendet ist (Meldung „Fertig“ links unten am Bildschirm), verlassen Sie den Katalog. Die Änderungen (Verbuchung der Rückgabe) werden jetzt automatisch vorgenommen. Zur Kontrolle erscheint dann die erzeugte Liste am Bildschirm. Verlassen Sie die Listenanzeige mit <ESC>. Nach dem Verlassen der Liste fragt das Programm, ob Sie die Medien ausbuchen möchten. Wenn Sie die Frage mit <j> für Ja beantworten, werden die betreffenden Exemplare als "nicht ausleihbar" markiert. Abschließend erscheint wieder das Allegro-Eingangsmenü. Bei Bedarf kann die Liste mit <F2> aus dem Menü heraus gedruckt oder mit <F3> nochmals angezeigt werden.   Sonderfälle: Noch ausgeliehene Medien werden in der Liste angezeigt und getrennt ausgewiesen. Für diese Datensätze wird keine Rückbuchung vorgenommen. Medien, deren Exemplardaten nicht per Datenaustausch übernommen, sondern z.B. nachträglich manuell erfasst wurden, werden nicht berücksichtigt. Sie lassen sich ebenfalls automatisch rückbuchen, wenn sie eine Kategorie zum Exemplarsatz hinzufügen: #9DK l, Teilfeld X . In Teilfeld X tragen Sie den Standort ein, der nach der Rückbuchung vermerkt werden soll. 5.5. Rücknahme der Medien in der KEB Hierzu gibt es keine Besonderheiten. Die Rücknahme erfolgt über die normale Leihfunktion „Rückgabe“.

6. Technische Referenz 6.1. Liste der verwendeten Dateien Parameter- und Steuerdateien Dateiname Bedeutung/Funktion der Datei KEB\KEB_MA.MNU Menüpunkt im Ausleihmenü; enthält 3 Untermenüpunkte KEB\KEBMAEXP.BAT Untermenüpunkt zum Export in KEB-MA.MNU KEB\KEB_EX01.OPR Export der Titeldaten in KEB KEB\KEB_EX02.OPR Export der Exemplardaten in KEB KEB\KEB_EX03.OPR Druckparameter für die Kontrolliste KEB\KEB_RET.OPR Exportparameter für Medienrückbuchung in Zielbibliothek KEB\KEB_RET1.OPR Drückparameter für Liste der an die KEB zurückgegebenen Medien Mediendaten-Dateien Dateiname Bedeutung/Funktion der Datei KEB\d.olg Hilfsdatei für Suche über Index (platz)\exim\KEB_100.OLG Allegro-Grunddatei mit Titelsätzen für den Medienaustausch (platz)\exim\KEB_230.OLG Allegro-Grunddatei mit den an die Zielbibliothek zu übergebenden Exemplarsätzen (platz)\exim\KEB_EX03.OLG Aus KEB_230.OLG zur Listenerzeugung; temporär (platz)\exim\KEB_RET.OLG Temporäre Zwischendatei für die Zwischenspeicherung der an die KEB zurückgegebenen Exemplare (platz)\exim\KEB_RET1.OLG Dto, jedoch nur zur Listenerzeugung; temporär Sonstige Dateien, die Bestandteil der Brandenburger Parametrierung sind und vom Modul genutzt werden SUMME.OLG Hilfsdatei zur Erzeugung eines Summenblocks am Ende von Listen FF.DAT Zum Anfügen eines Seitenvorschubes am Ende von Listen LDRUCK.BAT Hilfsprogramm zum Ausdruck auf verschiedene Zielports

 

Datenfluss Exemplarsatz-Export (Übergabe der Medien an Zielbibliothek) Kategorie/Feld Inhalt/Bemerkung #9DG (Status) auf 0 (NULL) gesetzt #9DG Teilf. X auf Name der Zielbibliothek gesetzt; der Name wird so übernommen, wie er in der KEB bzw. Quellbibliothek als Nutzername eingetragen ist #9DK Kopie der #9DG im Originalzustand; kennzeichnet Austauschmedien Titelsatz-Export (Übergabe der Medien an Zielbibliothek) Stammtitel des Exemplares (z.B. Monographie oder Stücktitel) zugehörige, übergeordnete Titelsätze (z.B. Gesamtaufnahmen) Exemplarsatzimport in Zielbibliothek neue Sätze überschreiben vollständig evtl. vorhandene mit gleicher Kennung Titelsatzimport Titelsätze werden nur eingelesen, wenn noch kein Titel mit gleicher ID vorhanden Korrektur der Exemplardaten bei Rückgabe der Medien an KEB Kategorie/Teilfeld Inhalt/Bemerkung #9DG, Teilf. v gesetzt auf „P“ (nicht entleihbar) #9DG, Teilf. X gesetzt auf Originalbezeichnung aus #9DK. Teilf. X #9DK wird gelöscht